Préparé pour le Planning Familial 13
Vos demandes,
une à une.
À la suite de notre échange, voici ce que vous attendez de l’application, ce qu’elle fait déjà et ce qu’elle coûte. Les écrans de vos demandes viendront après notre prochain rendez-vous ; en attendant, une présentation d’exemple montre l’application au fil d’une semaine.
À préciser au prochain rendez-vous
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L’agenda personnel
Chaque personne a son agenda. Un rendez-vous se rattache à l’agenda d’une ou de plusieurs personnes ; sans rattachement, il va dans l’agenda commun de l’association. On consulte l’agenda des autres, plusieurs côte à côte si besoin, et on le modifie quand on en a le droit.
À préciser : un rendez-vous personnel est-il visible des autres, ou seulement marqué « occupé » ? Qui peut modifier l’agenda des autres ?
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Les codes projet
Une liste de codes à la manière d’un logiciel de gestion, sur trois niveaux au plus. Chaque action reçoit le sien.
À préciser : ce que représente chacun de vos trois niveaux, et qui crée les codes.
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Le temps de travail par activité
Les heures passées sur les actions, additionnées par code, par personne et par période : ce que chaque projet a réellement demandé.
À préciser : compte-t-on aussi la préparation, le trajet, le bilan, et le temps hors action ?
Notées, à cadrer plus tard
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Location de salles et de matériel
Réserver une salle, prêter du matériel, éviter qu’un même créneau soit pris deux fois. Un chantier à part entière, que nous regarderons avec vous une fois les premières demandes en place.
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Relier une action à une subvention
Savoir quelles actions une subvention a financées. Une piste à explorer ensemble, pas un engagement.
Exemple
Une semaine avec l’application, écran par écran
Une semaine type dans un centre de planification fictif : vue équipe, trames de présence, absences, préparation et bilan, équité, temps réalisé. Chaque écran est une maquette cliquable : essayez-les.
Douze écrans,
tous cliquables.
Déjà dans l’application
Ce que l’application fait aujourd’hui
Vos demandes s’appuieront sur ce qui existe déjà. Voici ce que vous pouvez utiliser dès maintenant.
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Agenda des actions
Permanences, formations et animations dans un même agenda, à la semaine, au mois ou à l’année. Une couleur par type d’action.
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L’agenda d’une personne
L’agenda se filtre déjà par personne : on voit d’un coup d’œil ce qui l’attend.
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Actions qui se répètent
Une réunion chaque mardi, une permanence une semaine sur deux, une rencontre chaque mois : l’action se pose une fois, avec ses créneaux.
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Proposition d’équipe
Pour chaque action, l’outil propose les personnes disponibles sur le créneau et écarte celles qui sont absentes. Le choix reste le vôtre.
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Équipe et absences
Personnel salarié, stagiaires et bénévoles. Une absence se pose à la journée, ou sur quelques heures hors bénévolat, et la personne absente n’est jamais proposée.
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Structures partenaires
Collèges, lycées, centres sociaux : leurs contacts et leurs adresses, reliés aux actions de l’agenda.
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Bilan d’activité
Actions réalisées, heures, personnes mobilisées, structures touchées. Le bilan se calcule depuis l’agenda et s’exporte en Word ou en Excel.
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Toute l’équipe invitée
Chaque membre reçoit une invitation par e-mail et se connecte avec Google ou un lien reçu par e-mail. Aucun mot de passe à retenir.
Tarif
Un abonnement, toute l’équipe
Un abonnement mensuel par organisation, quel que soit le nombre de personnes dans l’équipe. L’essai gratuit dure 30 jours et ne demande pas de carte bancaire.
109 €HT par mois
Ça, c’est déjà
dans l’outil !
La suite
Des maquettes à l’application
Avant de vous montrer des écrans, nous voulons être sûrs d’avoir bien compris. La suite se fait en trois temps :
- Un nouveau rendez-vous pour répondre ensemble aux questions de chaque demande.
- Des écrans construits à partir de vos réponses, à corriger avec vous : « oui, c’est ça » ou « non, pas comme ça ».
- La construction par étapes, en commençant par l’agenda personnel, dont le reste dépend.
Questions
Ce qu’il vaut mieux savoir
La présentation répond-elle à nos demandes ?
Pas encore. C’est une semaine d’exemple, dans un centre fictif : elle montre l’application et la façon dont nous construisons les écrans avec vous. Ceux de vos demandes viendront après notre prochain rendez-vous, parce que plusieurs points restent à trancher : qui voit quel agenda, ce que sont vos trois niveaux de codes, ce qui se compte dans le temps de travail.
Que contiennent le PDF et le PowerPoint ?
Les douze écrans de la présentation, chacun sur sa page, dans un état figé. Le PowerPoint ajoute, sous chaque diapositive, les notes qui l’accompagnent. Seule la version en ligne reste cliquable.
Qu’entendez-vous par code projet ?
Un code qu’on donne à une action pour savoir à quel projet elle se rattache, rangé sur trois niveaux au plus, du plus large au plus fin. C’est lui qui permettra de compter le temps de travail par activité. Ce que recouvre chaque niveau chez vous, c’est à vous de nous le dire.
Combien coûte l’application ?
109 € HT par mois pour l’organisation, quel que soit le nombre de personnes dans l’équipe. L’essai gratuit dure 30 jours et ne demande pas de carte bancaire.
Et la location de salles, de matériel, les subventions ?
Nous les avons bien notées. Ce sont des chantiers plus larges, que nous préférons cadrer avec vous une fois l’agenda personnel et les codes projet en place.
Cette application est-elle un service du Planning Familial ?
Non. Elle est éditée par Surviving Data, une société indépendante. Cette page a été préparée à l’attention du Planning Familial 13 : elle n’engage ni l’association, ni le mouvement.
Comment se connecte-t-on ?
Avec un compte Google, ou un lien reçu par e-mail. Il n’y a pas de mot de passe à retenir.
Quelque chose manque ?
Relisez ce récapitulatif avec l’équipe et notez ce qui manque ou ce qui n’est pas juste : nous en partirons au prochain rendez-vous.